Znaczenie KPI w logistyce. Jak określić wydajność procesów w magazynie?

Utrzymanie konkurencyjnej pozycji na rynku oraz dbanie o zadowolenie klientów wymaga stałego dążenia do usprawniania procesów w przedsiębiorstwie, niezależnie od branży. Aby jednak móc ocenić, czy firma rozwija się w pożądanym kierunku, należy w pierwszej kolejności ustalić, które wartości mają dla magazynu największe znaczenie. Jakie są najważniejsze wskaźniki KPI w logistyce?

Jak zdefiniować KPI?

Kluczowe wskaźniki wydajności (eng. Key Performance Indicators) to mierniki używane do monitorowania stopnia realizacji celów strategicznych i biznesowych przedsiębiorstwa. Wykorzystanie ich w firmie pomaga ocenić wydajność procesów logistycznych oraz wydajność magazynu w danym okresie.

Ważne jest określenie już na samym początku, jakie procesy planuje monitorować magazyn. Mierzenie wszystkich możliwych parametrów powoduje, że analitycy zajmujący się Business Intelligence otrzymują ogromne ilości danych, których ocena nie ma praktycznego przełożenia na zarządzanie łańcuchem dostaw czy koszty magazynowania w stosunku do ilości zapasów składowanych w magazynie.

W literaturze wskazuje się, że sumaryczna liczba KPI nie powinna przekraczać 20. Docelowa wartość każdego wskaźnika w danym okresie może być obliczona na jeden z dwóch sposobów:

1. jako relacja do tego samego parametru w poprzednim okresie;
2. jako relacja do benchmarku wyznaczonego przez inną firmę uznaną za bezpośrednią konkurencję.

Przy formułowaniu KPI warto również zwrócić uwagę, aby KPI były sformułowane w sposób zrozumiały dla pracowników, który mają na nie bezpośredni wpływ.

W jakim celu w logistyce stosuje się różne rodzaje wskaźników KPI?

Celem wdrożenia planu KPI jest zwiększenie efektywności, lepsze zarządzanie i optymalizacja procesów w ciągu określonego przedziału czasowego. Metryki KPI pozwalają porównać też ze sobą efektywność zarządzania magazynem rok do roku i zweryfikować czy firma się rozwija, a jeżeli nie – który z jej sektorów wymaga szczególnej uwagi.

Kluczowe KPI w logistyce

Przykładów KPI można podawać setki, dlatego przyjrzymy się jedynie najważniejszym kluczowym wskaźnikom efektywności z punktu widzenia procesów logistycznych. Warto jednak zauważyć, że w zależności od etapu logistycznego, parametry będą wyglądały nieco inaczej. Które z nich są istotne i dlaczego?

Wskaźnik obłożenia (eng. Occupancy, OCC)

Wskaźnik obłożenia odpowiada na pytanie, ile wolnego miejsca zostało jeszcze w magazynie. Jego analiza pozwala też ustalić, ile towaru musi znajdować się aktualnie na półkach, aby działalność była rentowna, a pokryciu uległy bieżące koszty jej prowadzenia. Stopień wykorzystania magazynu może odnosić się do całej firmy, konkretnej strefy, a nawet pojedynczego regału.

Wysoki wskaźnik obłożenia jest pożądany, choć w granicach rozsądku. Utrzymywanie go w górnych granicach przez dłuższy czas może świadczyć o tym, że magazyn jest zbyt mały w stosunku do skali prowadzonej działalności.

Wskaźnik rotacji zapasów (eng. Inventory turnover, IT)

Wskaźnik rotacji zapasów określa, jak często w określonej jednostce czasu (np. w skali miesiąca lub roku) nastąpiła wymiana zasobów przechowywanych w magazynie.

Wysoki poziom tego KPI oznacza, że firma realizuje dużo zamówień, a towary na bieżąco przychodzą i wychodzą z magazynu. Zazwyczaj przekłada się to również na wysoki przychód przedsiębiorstwa. Z kolei niski IT może być oznaką zmniejszającego się zapotrzebowania na określone dobra albo nieprawidłowe zarządzanie nimi, np. poprzez zbyt duże dostawy w stosunku do potrzeb. W obu przypadkach gospodarowanie zapasami można ocenić jako małe efektywne.

System zarządzania magazynem dla firm, które operują towarami o bardzo wysokiej płynności powinien pozwolić na wyodrębnienie „zapasów bezpieczeństwa”. To specjalnie wydzielona część towaru przeznaczona na potrzeby nieprzewidzianego zamówienia.

Wskaźnik wydajności lub produktywności  kompletacji (picking productivity)

Wydajność kompletacji jest miarą liczby towarów lub zamówień pobieranych w jednostce czasu, takiej jak godzina lub dzień. Najczęściej odnosimy się do ilości towarów, dzieląc całkowitą liczbę pobranych pozycji (linii) lub kartonów przez całkowity czas spędzony na kompletacji. Wydajność kompletacji może się różnić w zależności od rozmiaru, wagi i lokalizacji towarów, a także układu, wyposażenia i technologii magazynu.

Aby zwiększyć wydajność kompletacji, można użyć różnych strategii kompletacji w zależności od specyfiki zamówień i magazynu. Technologią która pozwala znacząca zwiększyć wydajność kompletacji jest system głosowy Pick by Voice. Wskaźnik wydajności (czy często określany też jako wskaźnik produktywności) najczęściej obliczany w godzinach. Na przykład, jeśli osoba kompletująca pobiera 350 towarów podczas 7-godzinnej zmiany roboczej (licząc realny czas pracy w samym procesie kompletacji), to jej współczynnik kompletacji wynosi 350 podzielone przez 7, co równa się 50. W związku z tym ich częstotliwość kompletacji wynosi 50 pobranych przedmiotów na godzinę.

Wskaźnik czasu realizacji zamówienia (eng. Lead time, LT)

Parametr czasu realizacji zamówienia pozwala ustalić, ile czasu upłynęło od złożenia zamówienia do momentu przekazania towaru odbiorcy końcowemu. Może nim być konsument, ale także inna firma, która poddaje dane materiały dalszej obróbce. Z reguły należy dążyć do jak najkrótszego LT, choć może być on oceniany odrębnie w poszczególnych obszarach działalności firmy, np. logistyka lub produkcja.

Im krótszy jest Lead time, tym firma staje się bardziej elastyczna, może trafniej i szybciej przewidywać popyt na towary. Skrócenie czasu realizacji zamówienia pozwala też na ograniczenie ilości towarów przechowywanych w magazynie i zwiększenie płynności procesów logistycznych.

Wskaźnik braku zapasów w magazynie (eng. Out of stock, OOS)

Wskaźnik OOS określa, jak często w określonej jednostce czasu nie udało się zrealizować zamówienia klienta. Ma on wymiar negatywny. Im OOS jest wyższe, tym częściej w przeszłości pojawiały się braki magazynowe. Należy więc dążyć do tego, aby parametr był jak najniższy.

Okazjonalnie wysoki OOS może być przyczyną np. awarii suwnicy ładującej towar na ciężarówki. Jeśli jednak stale utrzymuje się na podwyższonym poziomie, przyczyn należy szukać w organizacji procesu logistycznego.

Wskaźnik dokładności kompletacji (eng. Order picking accuracy, OPA)

Prawidłowa kompletacja to nic innego, niż spakowanie zamówienia zgodnie z żądaniem klienta. Im niższa jest jego wartość, tym mniejsze będzie zadowolenie klientów z usług danej firmy. Wzrasta także odsetek reklamacji. Utrzymujący się wysoki wskaźnik OPA to silny sygnał, że procesy logistyczne przebiegają prawidłowo. Jego spadek może oznaczać np.:

• konieczność lepszego szkolenia pracowników;
• błędy w oprogramowaniu do skanowania i lokalizacji produktów na półkach;
• niewłaściwe rozłożenie towaru na regałach magazynowych.

Wskaźnik punktualność i kompletność dostaw (eng. On-Time in Full Indicator, OTFI)

OTIF, wskaźnik mierzący precyzję logistyki, bada terminowość i kompletność dostaw. Informuje, czy zamówienie dotarło do klienta bez opóźnień i zawierało wszystkie zamówione produkty. Wysoki OTIF przekłada się na zadowolonych klientów, płynną obsługę i optymalizację procesów magazynowych.

OTIF wyrażony jest w procentach i obliczany na podstawie stosunku dostaw spełniających kryteria terminowości i kompletności do ogólnej liczby zrealizowanych zamówień. Wskaźnik poniżej 80% jest wartością nie spełniającą oczekiwań większości klientów, podczas gdy wartości powyżej 99% osiągając jest niezwykle trudno i mogą się nią pochwalić jedynie najbardziej efektywne firmy. Średnia dla większości przedsiębiorstw plasuje się w przedziale 90-95%.

Dokładność OTIF pozwala na precyzyjną identyfikację błędów i słabych punktów w logistyce. Na przykład, wskaźnik kompletności 93,75% oznacza, że 6 na 100 zamówień było niekompletne, a terminowość 92,80% wskazuje, że 5 na 100 dostaw były opóźnione. Przeciwstawienie tych dwóch wartości czyni OTIF niezwykle skutecznym narzędziem do monitorowania logistyki.

Dokładność i precyzja tego wskaźnika czynią go niezwykle cennym narzędziem do monitorowania procesów logistycznych.

Czy logistyczne wskaźniki KPI to jedyne metody pomiaru efektywności?

Osoby zajmujące się optymalizacją łańcucha dostaw i zwiększaniem efektywności w logistyce powinny pamiętać, że KPI powinny stanowić filar na którym budowana jest strategia rozwoju firm. Nie jest to jednak jedyny model oceny efektywności biznesu. W jaki jeszcze sposób można mierzyć wydajność pracowników i inne parametry o kluczowym znaczeniu? Może być to np. model:

• SERVQUAL uwzględniający odczucia klientów;
• SERVPERF uwzględniający subiektywne spostrzeżenia klientów, ale bez ich oczekiwań;
• Customer Satisfaction Research bazujący na stopniu zadowolenia klienta z otrzymanej usługi;
• Critical Incident Technique wykorzystuje ocenę interakcji między klientem a pracownikami firmy usługowej.

Często okazuje się, że analiza łańcucha dostaw czy poziomu obsługi klienta jest łatwiejsza i bardziej szczegółowa, jeśli wskaźniki KPI dotyczące poszczególnych parametrów uzupełni się o jedną z powyższych metod.

Czy niski wskaźnik KPI zawsze oznacza porażkę, a wysoki wskaźnik – sukces?

Metryki efektywności KPI mogą być postrzegane jako miara sukcesu lub porażki biznesowej, ale pod dwoma warunkami. Muszą być prawidłowo zaimplementowane i właściwie wytyczone. Wskaźniki logistyczne dla systemu WMS (eng. Warehouse Management System) będą inne, niż w przypadku modułu CMS (eng. Customer Management System).

Jeśli nie jesteś pewny, w jaki sposób wdrożyć lub policzyć wskaźniki logistyczne, rozważ skorzystanie ze wsparcia firmy IBCS Poland. Opracujemy dla Ciebie rozwiązania, które zagregują i przeanalizują kluczowe dane w Twojej firmie.